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Painel administrativo

Central da Concierge

O sistema abre pendências sozinho, a partir do que o paciente e a clínica fazem. A equipe trata cada uma na Central, e o painel mostra os números. Este guia vale para os perfis Concierge, Administrativo e Administração técnica.

O sistema confere a cada 15 minutos, sem ação da equipe

Diário, mensagem, cirurgia, cadastro Pendência na fila

Painel da clínica quem trata: concierge ou administrativo

Central da Concierge Concluir, Adiar, Encaminhar ou Sem contato

Central da Concierge

A fila de trabalho

Cada cartão é uma pendência, com paciente, telefone e a ação sugerida. É aqui que a equipe trata. Concierge e administrativo.

Painel Concierge

Os números

Nove indicadores. Cada card abre a Central já filtrada. Não se trata nada nesta tela. Concierge e administrativo.

Alertas

Plano e faltas

Outra lista, separada da Central: plano vencendo, plano vencido e faltas repetidas. Só o administrativo vê. A concierge não tem este item.

Parte 1 · De onde vêm

As pendências nascem sozinhas

  • Ninguém cria à mão na Central
Sintomas pioraramUrgente
O paciente registra o diário de sintomas e responde que está pior do que na última vez. O detalhe do registro está em Diário de sintomas. Ação sugerida: Avaliar antecipar consulta / encaminhar à médica.
Pós-operatório D+1Urgente
A médica registra uma cirurgia do paciente. Ação sugerida: Ligar para o paciente no primeiro dia após a cirurgia.
Pós-operatório D+7Urgente
Nasce junto com o D+1, no mesmo registro de cirurgia. Ação sugerida: Confirmar retorno pós-operatório (7 dias).
Retorno atrasadoUrgente
Paciente ativo cuja data de próximo retorno já passou e que não tem nenhuma consulta futura (pendente, confirmada ou reagendada). Ação sugerida: Entrar em contato para agendar retorno.
Exame pendenteAtenção
Solicitação de exame que continua pendente há mais de 30 dias. O filtro e a etiqueta do cartão chamam de Pentacam pendente. A descrição traz os dias: Contatar para agendar exame (pendente há 34 dias).
Sem acesso ao appAtenção
Paciente ativo há mais de 60 dias sem abrir o app. Quem nunca abriu conta a partir do cadastro. Ação sugerida: Verificar se o paciente precisa de ajuda com o app.
Plano Individual pendenteAtenção
Paciente ativo há mais de 7 dias no plano, sem Plano Individual criado, e só em plano que inclui o Plano Individual. Ação sugerida: Criar Plano Individual com a médica.
Anexar examesAtenção
A equipe aprova o cadastro de um paciente. Nasce junto com a Boas-vindas. Ação sugerida: Anexar os exames ao perfil do novo paciente. Fecha sozinha quando a concierge usa Avisar paciente que os exames estão no app, na tela Exames. Fora isso, conclua o cartão à mão. Os detalhes estão em Anexar e apagar exame.
Dúvida no canal prioritárioRotina
O paciente envia uma mensagem numa conversa. O cartão não mostra a mensagem: os perfis Administrativo e Concierge não leem o texto das conversas. Ação sugerida: Responder dúvida do paciente no canal prioritário.
Boas-vindasRotina
A equipe aprova o cadastro de um paciente. Ação sugerida: Enviar mensagem de boas-vindas ao novo paciente.
  • O sistema confere a cada 15 minutos. Depois do evento, a pendência pode levar esse tempo para aparecer. O número vermelho do menu é relido a cada 2 minutos.
  • Uma pendência aberta por paciente e por tipo. Se o paciente piorar de novo ou mandar outra mensagem enquanto a primeira está aberta, não aparece uma segunda.
  • Pós-operatório aparece de uma vez. D+1 e D+7 entram na fila no registro da cirurgia, e não no dia 1 ou no dia 7. A data-limite de cada uma não aparece no cartão: ela só alimenta o card Atrasadas do Painel.
  • O painel no navegador não recebe notificação push. As pendências Urgentes também geram a notificação “Nova pendência urgente” para os aparelhos de Administrativo e Concierge registrados para notificação, mas o aviso confiável no computador é o número vermelho ao lado de Central da Concierge.
  • Aviso diário de pacientes novos. A partir das 8h (horário da clínica), Administrativo e Concierge recebem a notificação “Novos pacientes”, com a quantidade de pendências Anexar exames abertas, como “3 paciente(s) novo(s) aguardando exames.” O texto nunca traz o nome do paciente, que está na Central. Sem pendência aberta, não sai nada. Sai uma vez por dia e chega só aos aparelhos registrados para notificação.

Parte 2 · Na Central

A equipe trata cada pendência

  • admin.conecareapp.com.br
  • no computador

  1. Entre no painel

    Abra admin.conecareapp.com.br no navegador e entre com seu e-mail e senha.

    O perfil Concierge vê cinco itens no menu: Central da Concierge e Painel Concierge, na seção HOJE, e Cadastros pendentes, Exames e Lentes, na seção PACIENTES. Os três últimos têm guia próprio: Aprovar cadastro, Anexar e apagar exame e Cirurgias e lentes. O perfil Administrativo vê Central e Painel e mais o resto do painel.

  2. Abra Central da Concierge e leia a fila

    O número vermelho ao lado do item é a quantidade de pendências abertas. Os cartões vêm agrupados em Urgente, Atenção e Rotina. Dentro de cada grupo, os pacientes Prime vêm primeiro, com o selo PRIORIDADE, e depois a pendência mais antiga.

    • No topo do cartão: nome, plano, telefone e, à direita, a idade da pendência, como “há 3d”.
    • Abaixo: o título, a ação sugerida e a etiqueta com o tipo.
    • A lista carrega 25 por vez. Quando há mais, aparece um botão no rodapé para trazer as demais.
    A lista não se atualiza sozinha. Use o ícone de atualizar ao lado dos filtros para buscar pendências novas.
    Pacientes e pendências de exemplo

  3. Filtre quando a fila crescer

    Os controles do topo, da esquerda para a direita:

    • Buscar por paciente…: digite parte do nome e aperte Enter.
    • Todas prioridades: Urgente, Atenção ou Rotina.
    • Todos os tipos: filtra por um tipo de pendência.
    • Abertas, Encaminhadas ou Histórico. No Histórico a busca e os dois filtros ficam desligados.

  4. Escolha uma das quatro ações

    Cada cartão aberto tem Concluir, Adiar, Encaminhar e Sem contato. Ao clicar, abre uma janela com o campo Nota (opcional). Confirmar grava a ação, quem fez, quando e a nota, e o cartão sai da fila. Aparece o aviso “Pendência atualizada”.

    Concluir
    Muda o status para Concluída e grava a nota. Só isso: não envia nada ao paciente e não altera agenda, exame ou plano.
    Adiar
    Abre antes um calendário, Adiar até, com a data de amanhã em diante (sugere 7 dias). Até essa data o sistema não abre outra pendência do mesmo tipo para o mesmo paciente.
    Encaminhar
    Muda o status para Encaminhada à médica e envia a notificação “Pendência encaminhada” a todos os médicos com notificação ativa. Não escolhe uma médica. Os médicos não têm tela para essa pendência, então a nota é o que registra o recado.
    Sem contato
    Muda o status para Sem contato. Serve para registrar que a equipe tentou e não falou com o paciente.
    Concluir não resolve a causa. Retorno atrasado, Exame pendente, Sem acesso ao app e Plano Individual pendente são conferidos de novo a cada 15 minutos. Se a causa continua (retorno ainda sem consulta, exame ainda pendente, paciente ainda sem abrir o app, plano ainda sem criar), uma pendência nova aparece depois de Concluir, Encaminhar ou Sem contato. Resolva a causa primeiro.
    Janela aberta pelo botão Concluir

  5. Acompanhe em Encaminhadas e Histórico

    Encaminhadas lista o que foi encaminhado, ainda com os quatro botões, para fechar depois com Concluir. Histórico lista tudo que saiu da fila, da mais recente para a mais antiga, com uma etiqueta de status (Concluída, Adiada, Encaminhada à médica ou Sem contato), a data e a nota. Cartão adiado mostra volta em e a data escolhida.

    Veja no fim do guia quais pendências adiadas realmente voltam.

    Modo Histórico

Parte 3 · No Painel Concierge

Os números da Central

  • admin.conecareapp.com.br/concierge/dashboard
  • no computador

  1. Abra Painel Concierge

    A tela Visão geral da Concierge reúne nove cards. Clicar em um card abre a Central com o filtro daquele número. O ícone de atualizar, no canto, relê os valores. Só os perfis administrativos veem também o botão Nova conta de concierge.

    Números de exemplo

  2. Saiba o que cada card conta

    O número e a lista que o card abre nem sempre são o mesmo recorte. Os pontos de atenção estão em destaque.

    Pacientes em acompanhamento
    Pacientes ativos com acesso dentro da validade. Abre a Central com as pendências abertas.
    Pendências do dia
    Todas as pendências abertas, não só as de hoje. É o mesmo número do menu. Abre a Central.
    Resolvidas hoje
    Pendências concluídas desde o início do dia. Abre a fila aberta, e não o Histórico.
    Atrasadas
    Pendências abertas com data-limite já vencida. Hoje só o pós-operatório tem data-limite. Abre a Central filtrada em Urgente, que mostra todas as urgentes, atrasadas ou não.
    Sem retorno agendado
    Pacientes ativos sem data de próximo retorno. Abre o filtro Retorno atrasado, que lista outro grupo: quem tem retorno marcado e vencido.
    Pentacam pendente
    Pendências abertas de Exame pendente. Abre o filtro desse tipo.
    Sem acesso ao app (60d)
    Pendências abertas de Sem acesso ao app. Abre o filtro desse tipo.
    Aguardando resposta
    Pendências abertas de Dúvida no canal. Não acompanha a conversa: o número só cai quando a pendência é fechada na Central.
    Encaminhadas à médica
    Todas as pendências já encaminhadas, sem limite de data. Abre a aba Encaminhadas.

Parte 4 · Só administrativo

Alertas de plano e de faltas

  • admin.conecareapp.com.br/alerts
  • no computador

  1. Abra Alertas

    O item fica na seção HOJE do menu, abaixo de Painel Concierge, para os perfis Administrativo e Administração técnica. A concierge não vê este item. O número vermelho conta os alertas ainda não lidos e não resolvidos, e é relido a cada 2 minutos.

    O sistema cria três tipos de alerta, a cada 15 minutos, olhando o cadastro:

    • Plano vencendo: o acesso do paciente vence nos próximos 10 dias.
    • Plano vencido: o acesso já venceu e o app está bloqueado para o paciente. Paciente que a clínica bloqueou de propósito não entra aqui.
    • Faltas em consulta: o paciente tem 2 ou mais consultas marcadas como falta. A terceira falta gera um alerta novo.
    Alertas de exemplo: os dois primeiros ainda não lidos, o terceiro já lido

  2. Use Marcar lido e Resolver

    • Marcar lido só zera o número do menu. O alerta continua na lista.
    • Resolver tira o alerta da lista e também o marca como lido. Não renova o plano nem contata o paciente: a ação com o paciente é da equipe.
    • Ver resolvidos, no topo, mostra o histórico. Volte com Só os em aberto.
    Todo dia, depois das 8h (horário da clínica), Administrativo e Administração técnica recebem um e-mail com a quantidade de alertas sem leitura e de cadastros aguardando aprovação. A Concierge recebe o mesmo e-mail só com os cadastros aguardando, e apenas nos dias em que há cadastro na fila, porque ela não vê Alertas. O e-mail leva só os números, nunca o nome de paciente.

O que muda para o paciente

Quase nada, de propósito

Concluir, Adiar ou Sem contato
Nada. O app não mostra nem avisa nada.
Encaminhar
Nada. Quem recebe a notificação são os médicos.
Resolver um alerta
Nada. O aviso de vencimento que o paciente recebe no app é outro mecanismo, automático, e não depende do alerta.
Avisar paciente que os exames estão no app (tela Exames)
A notificação “Seus exames chegaram”, que abre a aba Exames do app. A pendência Anexar exames do paciente é concluída junto.

A Central não fala com o paciente. Ela não envia mensagem, ligação ou notificação para ele. O contato que a pendência pede (ligar no D+1, agendar o retorno, ajudar com o app) é feito pela equipe, fora da Central, e o botão só registra o resultado. O aviso de exames no app é a exceção, mas sai da tela Exames e não dos botões da Central.

Se algo não aparece

Seis situações comuns

A pendência voltou depois de eu concluir

Retorno atrasado, Exame pendente, Sem acesso ao app e Plano Individual pendente dependem de uma situação, não de um evento. Enquanto a situação existir, o sistema abre outra pendência na conferência seguinte. Marque o retorno, atenda o exame, ajude o paciente a entrar no app ou crie o plano, e ela para de voltar.

Adiei e a pendência não voltou

Só os quatro tipos acima são abertos de novo quando a data de adiamento passa, e como pendência nova. Sintomas pioraram, Dúvida no canal, Boas-vindas, Anexar exames e Pós-operatório nascem de um evento já consumido e não voltam. Enquanto o adiamento vale, um novo evento do mesmo tipo para o mesmo paciente também não gera pendência. Para esses tipos, anote o prazo na nota.

Não vejo Alertas ou Conversas no menu

O perfil Concierge enxerga só cinco itens: Central da Concierge, Painel Concierge, Cadastros pendentes, Exames e Lentes. O painel devolve a pessoa para a Central se ela abrir outro endereço. Alertas e Conversas ficam com o Administrativo e a Administração técnica.

A pendência de dúvida não mostra a mensagem

É o esperado. O cartão avisa que o paciente escreveu, mas Administrativo e Concierge não leem o texto das conversas. Quem lê e responde é a médica. Feche o cartão na Central quando a dúvida estiver tratada, porque a conversa e a pendência são independentes.

O número do menu não bate com a lista

O número conta só pendências Abertas. Adiadas, Sem contato, Encaminhadas e Concluídas não entram. Ele é relido a cada 2 minutos, então pode demorar um pouco para acompanhar uma ação recém-feita. A lista, por sua vez, só muda ao atualizar.

Não chegou notificação no computador

O painel no navegador não recebe notificação push. Confira o número vermelho ao lado de Central da Concierge e, para alertas, o e-mail diário e o número ao lado de Alertas.

A Central organiza o trabalho da equipe. Decisão clínica, como antecipar uma consulta, é da médica.